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Remboursement des frais de transport domicile-travail (secteur privé)

Votre employeur est tenu de prendre en charge une partie de vos frais de transports. Sa participation aux frais de transports publics est obligatoire. Elle est facultative en ce qui concerne les frais de transports personnels.

¤ SITUATION 1 : TRANSPORT PUBLIC

Les salariés du secteur privé qui prennent les transports publics pour se rendre sur leur lieu de travail bénéficient obligatoirement du remboursement partiel de ces frais.

Qui est concerné ?

Tous les salariés sont concernés, y compris ceux à temps partiel.

A savoir

À savoir : les stagiaires sont aussi concernés.

Transports concernés

Il s'agit des services de transports publics tels que :

  • métro,

  • bus,

  • tramway,

  • train,

  • location de vélo.

Titres de transport concernés

Les titres de transport achetés à l'unité ne sont pas remboursables.

Seules les cartes d'abonnement sont prises en charge par l'employeur, qu'elles soient :

  • annuelles,

  • mensuelles,

  • ou hebdomadaires.

Base de remboursement

La prise en charge s'effectue à hauteur de 50 % du titre de transport sur la base :

  • d'un tarif de 2e classe,

  • et du trajet le plus court.

Cette prise en charge concerne les salariés à plein temps et ceux à temps partiel effectuant un mi-temps ou plus.

Les salariés à temps partiel effectuant moins qu'un mi-temps bénéficient d'une prise en charge au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Par exemple, dans une entreprise où la durée hebdomadaire du travail est de 35 h, pour un salarié travaillant 15 h par semaine, la prise en charge d'un abonnement à 73 € sera calculée de la façon suivante : (73 x 50 %) x 15/17,5 = 31,29 €.

Conditions du remboursement

Le remboursement effectué par l'employeur se fait mensuellement (y compris pour les abonnements annuels) :

  • au plus tard à la fin du mois suivant celui de sa validation (hors abonnement annuel dont le remboursement est réparti mensuellement),

  • sur justificatif du salarié (remise ou présentation du titre).

Une attestation sur l'honneur suffit :

  • si l'abonnement à un service public de location de vélo ne comporte pas l'identité du salarié,

  • ou si vous êtes intérimaire.

Un accord collectif peut prévoir des modes de preuve ou de remboursement différents.

Dans tous les cas, les délais de remboursement ne doivent pas excéder 1 mois.

A noter

À noter : en cas de changement des conditions de remboursement (délai, justificatifs,etc.), l'employeur doit en avertir les salariés au moins 1 mois à l'avance.

Mention sur le bulletin de paie

Le montant de la prise en charge des titres d'abonnement doit être mentionné sur le bulletin de paie.

Exonération fiscale

Les remboursements partiels du prix des titres d'abonnement sont exonérés d'impôt sur le revenu.

¤ SITUATION 2 : TRANSPORT PERSONNEL

L'employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou d'alimentation électrique ou hybride des salariés qui utilisent un véhicule personnel pour se rendre au travail. Cette prise en charge n'est pas obligatoire. Si l'employeur la met en place, elle doit profiter à l'ensemble des salariés dans les mêmes conditions.

Salariés concernés

La prise en charge de vos frais de transports personnels est possible uniquement si elle est prévue par un accord collectif ou une décision de l'employeur.

Dans ce cas, vous pouvez prétendre au remboursement de vos frais de transports personnels si :

  • votre résidence habituelle ou votre lieu de travail est situé en dehors de la région Île-de-France et d'un périmètre de transports urbains,

  • l'utilisation d'un véhicule personnel vous est indispensable en raison de vos horaires de travail.

Tous les salariés sont concernés, y compris ceux à temps partiel.

Les salariés à temps partiel effectuant moins qu'un mi-temps bénéficient d'une prise en charge au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Par exemple, dans une entreprise où la durée hebdomadaire du travail est de 35 h, pour un salarié travaillant 15 h par semaine, si la prise en charge de base des frais est de 200 €, elle sera calculée de la façon suivante : 200 x 15/17,5 = 171,43 €.

A savoir

À savoir : les stagiaires sont aussi concernés.

Salariés exclus

La prise en charge n'est pas prévue si :

  • vous bénéficiez d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique (voiture de fonction),

  • vous êtes logé dans des conditions excluant tout frais de transports pour vous rendre au travail (logement de fonction),

  • votre employeur assure gratuitement votre transport.

Conditions du remboursement

Les conditions de la prise en charge et du remboursement sont déterminées :

  • par un accord collectif entre l'employeur et les représentants syndicaux dans les entreprises comptant au moins 1 section syndicale,

  • par une décision de l'employeur dans les autres entreprises, après consultation du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s'il en existe.

Vous devez alors fournir les pièces demandées par votre employeur, justifiant que vous remplissez les conditions de la prise en charge.

A noter

À noter : en cas de changement des conditions de remboursement (délai, justificatifs, etc.), l'employeur doit en avertir les salariés au moins 1 mois à l'avance.

Mention sur le bulletin de paie

Le montant de la prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation de véhicules électriques doit être mentionné sur le bulletin de paie.

Exonérations fiscale et sociale

Les remboursements de frais de carburant ou d'alimentation électrique sont exonérés de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite de 200 € par an.

Références