Gestion administrative

Le syndic doit assurer la gestion administrative de la copropriété.

Dans ce cadre, il doit :

• établir et tenir à jour une fiche synthétique de la copropriété (particuliers) regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti,

• établir et tenir à jour une liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, leur état civil et leur domicile réel et élu ainsi que leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord,

• faire exécuter le règlement de copropriété (particuliers) et les décisions de l'assemblée générale,

• administrer l'immeuble, assurer sa conservation, sa garde, son entretien et, en cas d'urgence, faire exécuter les travaux nécessaires en vue de sa sauvegarde,

• représenter le syndicat en justice,

• établir et tenir à jour le carnet d'entretien de l'immeuble (particuliers),

• procéder à l'immatriculation de la copropriété (particuliers),

• informer les occupants de l'immeuble (propriétaires et locataires) des décisions prises en assemblée générale.

Il doit par ailleurs obligatoirement organiser un vote pour entériner les décisions suivantes :

• souscription d'un contrat d'assurance responsabilité civile du syndicat (en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat),

• délégation à une entreprise spécialisée de la gestion des archives du syndicat des copropriétaires (aux frais de ce dernier),

• signature d'un contrat avec le syndic ou toute entreprise ou prestataire qui lui est lié.

À noter : le syndic professionnel doit proposer aux copropriétaires un accès en ligne sécurisé des documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots, sauf décision contraire de l'assemblée générale.

Gestion comptable et financière

Le syndic est tenu d'assurer la gestion comptable et financière de la copropriété.

Dans ce cadre, il doit :

• établir le budget prévisionnel de la copropriété (particuliers), les comptes du syndicat et leurs annexes, et les soumettre au vote des copropriétaires,

• ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat (sauf si l'assemblée générale en décide autrement),sur lequel sont versées toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat, et un compte bancaire séparé rémunéré au nom du syndicat sur lequel sont versées les cotisations au fonds de travaux (particuliers),

• organiser un vote, lors de sa nomination puis au moins tous les 3 ans, concernant la constitution d'une réserve spéciale (particuliers) destinée à l'entretien et la conservation de l'immeuble.

Attention : le syndic n'a pas le droit d'avancer des fonds au syndicat de copropriétaire, sauf s'il s'agit d'un syndic provisoire.

Mise en concurrence

La mise en concurrence préalable de plusieurs projets de contrat de syndic est obligatoire et doit être réalisée tous les 3 ans par le conseil syndical.

Tout copropriétaire peut par ailleurs demander au syndic d'inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale l'examen d'autres projets de contrat de syndic qu'il lui communique à cet effet.

Les projets sont présentés aux copropriétaires avant qu'ils procèdent au vote du syndic.

Si le marché local des syndics ne permet pas une mise en concurrence, le conseil syndical peut proposer d'y renoncer. Le syndic doit alors notifier cette proposition à chaque copropriétaire par :

• lettre recommandée avec avis de réception

• ou par courrier électronique lorsque le copropriétaire a communiqué son adresse électronique au syndic de copropriété.

La mise en concurrence n'est pas obligatoire si :

• la copropriété est dépourvue de conseil syndical,

• ou si les copropriétaires ont voté l'année précédente à la majorité absolue (particuliers) leur volonté d'y déroger.

Vote en assemblée générale

Qu'il soit professionnel ou non professionnel, le syndic retenu doit être désigné par l'assemblée générale au cours d'un vote des copropriétaires à la majorité absolue (particuliers).

Contenu

Le contrat du syndic fixe :

• la durée de son mandat, sa date de prise d'effet et d'échéance,

• les conditions de sa rémunération (particuliers) s'agissant du syndic professionnel,

• et les conditions d'exécution de sa mission.

Tout contrat de syndic nouveau ou renouvelé doit être rédigé :

• en caractère de corps 8 au minimum,

• et selon un modèle type réglementaire (particuliers).

Durée

La durée maximale du mandat du syndic est de 3 ans renouvelables.

Le renouvellement implique une réélection par une nouvelle décision de l'assemblée générale. Cette durée peut toutefois être réduite à 1 an si le syndic ou toute personne avec laquelle il vit ou il est lié (employés...) a participé à la construction de l'immeuble en tant que promoteur ou architecte.

À savoir : dans certains cas, il est possible de révoquer le syndic en cours de mandat (particuliers).